LA FUNCIÓN DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LOS NEGOCIOS
Para poder elegir una herramienta debemos seguir una serie de pasos, primero revisaremos algunas de ellas.
Una metodología para poder elegir la herramienta oportuna para cubrir una necesidad de la empresa es la matriz de tiempo y espacio en la que se da a cada tipo de intersección una serie de herramientas factibles y así poder revisar las candidatas optimas.
Como podemos ver en la tabla anterior según le lugar y el tiempo de respuesta que se obtengan se pueden elegir cualquiera de las herramientas dadas ya que estas son las que mejor se adaptan a las diferentes situaciones. En el siguiente cuadro se presentan los pasos a seguir para poder elegir una herramienta que se adapte a las necesidades y posibilidades que tenemos de adquirirlas.
Función
Estructura
DIRECTORES
El director de seguridad (CSO) es aquel encargado de la seguridad de los
sistemas de información, es responsable de educar y capacitar a los usuarios y
especialistas de los sistemas de información a tal punto de poder mantener
informada a la gerencia de amenazas y fallas de seguridad, así como de mantener
las herramientas y políticas para implementar seguridad.
El director del conocimiento (CKO) es responsable del programa de
administración del conocimiento de la empresa. Éste diseña programas y sistemas
para mejorar o hacer mejor uso del sistema de conocimientos existente en los
procesos organizacionales y gerenciales.
Los usuarios finales son representantes de otros departamentos para
quienes se desarrollan las aplicaciones. El departamento de sistemas de
información sugiere nuevas estrategias de negocios, además de nuevos productos
y servicios, además coordina el desarrollo de la tecnología como los cambios
planeados en la organización.
ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Existen varios tipos de empresas de negocios, por lo general las
empresas pequeñas no cuentan con un sistema de información formal, sin embargo,
es común en las empresas grandes contar con un departamento separado de
sistemas de información dentro de la empresa. La cuestión de cómo organizar un
departamento de sistemas de información es muy extenso. Esta se denominará Gobernanza de TI e incluye
la estrategia y políticas para usar tecnología de la información dentro de la
organización.
NEGOCIO ELECTRÓNICO, COMERCIO ELECTRÓNICO Y GOBIERNO
ELECTRÓNICO
Estos sistemas y tecnologías están transformando las
relaciones con los clientes, proveedores, empleados y socios de logística en
relaciones digitales mediante el uso de redes e internet.
SISTEMAS PARA COLABORACIÓN Y TRABAJO EN EQUIPO
BENEFICIOS
DE NEGOCIOS DE LA COLABORACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO
Dentro de las empresas y las
comunidades existe una creencia general, de que cuanto más colaborativa sea la
empresa más éxito tendrá. En una investigación reciente se descubrió que las
inversiones en tecnología de colaboración produjeron mejoras organizativas
cuatro veces mayores al monto de la inversión. A continuación, se detallan
algunos de los beneficios identificados por escritores y la forma en que se
cree que la colaboración impactará en el desempeño de los negocios.
BENEFICIO
FUNDAMENTO
Productividad
Las personas que trabajan juntas pueden completar
tareas complejas y con mayor rapidez que cuando trabajan aisladas, además de
reducir errores.
Calidad
Comunicar errores y corregir las acciones con más rapidez que cuando
trabajan aisladas esto ayuda a reducir retardos de tiempo entre unidades de
producción.
Innovación
Se da la producción de ideas innovadoras para
productos, servicios y administración.
Servicio al cliente
Resolver quejas y los problemas de los clientes con rapidez y
efectividad.
Desempeño financiero (rentabilidad ventas y
crecimiento de las ventas)
Como resultado las empresas colaborativas tienen
un crecimiento superior en ventas y en el desempeño financiero.
CREACION DE
UNA CULTURA COLABORATIVA Y PROCESOS DE NEGOCIOS
En la antigüedad las empresas de
comando y control requerían jefes para que sea intermediario entre los
empleados y los altos cargos, debido a que no existía comunicación de forma
horizontal. En la cultura de negocios colaborativa y los procesos de negocios
son algo distinto, los gerentes son responsables de obtener resultados, pero
dependen de equipos para alcanzarlos. Es decir que la función de los gerentes
es crear los grupos de trabajo, coordinar su labor y monitorear su desempeño.
Para este tipo de cultura organizativa el trabajo en equipo es vital para la
organización y se emplea para todos los niveles de la empresa incluyendo al
superior.
HERRAMIENTAS Y TECNOLOGÍAS PARA LA COLABORACIÓN Y TRABAJO EN EQUIPO
En una cultura colaborativa es indispensable los sistemas de
información que permitan la colaboración. En la actualidad existen herramientas,
tales como:
-Correo electrónico y mensajería instantánea
-Escritura colaborativa
-Revisión/edición colaborativa
-Programación de eventos
-Compartir archivos
-Conferencias de audio
-Conferencias de video
-Pizarra blanca
-Presentaciones web
-Programación del trabajo
-Compartir documentos (incluyendo wikis)
-Mapas mentales
-Webinarios con grandes audiencias
-Co-navegación
Correo electrónico y mensajería
instantánea (IM)
Es una de las principales comunicaciones para apoyar los trabajos de
interacción, permiten la comunicación con diferentes tipos de usuarios y en
tiempo real
Redes
sociales
Contienen herramientas para ayudar a las personas a compartir sus
intereses e interactuar. Los usuarios pueden comunicar sus inquietudes a la
empresa y hacerlos llegar a través de mensajería instantánea.
Wikis
Los wikis son sitios Web que
facilitan a los usuarios el proceso de contribuir y editar el contenido de
texto y gráficos. El wiki más común es Wikipedia. Los wikis están diseñados
para convertirse en el almacén principal de conocimiento corporativo no
estructurado, además pueden ser mucho más dinámicos y actuales.
Mundos
virtuales
Son líneas que son habitados para crear
representaciones gráficas, las personas reales representadas pro avatares se
reúnen, interactúan e intercambian ideas en estas ubicaciones virtuales.
Las empresas lidian todos los
días con un sinnúmero de piezas de información que les permiten controlar,
manejar, operar de manera eficiente las actividades de la empresa. Los sistemas
de información permiten a los gerentes tomar las mejores decisiones, administrar
bien sus recursos, y ejecutar de mejor manera los procesos de la empresa.
PROCESOS DE NEGOCIOS
Los procesos de negocios son el
conjunto de actividades que realiza la empresa para crear un bien o servicio. Estas
actividades se apoyan mediante:
Flujos de materiales
Información y
Conocimiento
Además de ello estás dan
referencia a algunas formas únicas en las cuales las organizaciones coordinan
el trabajo, la información y el conocimiento y de cómo la gerencia elige
coordinar el trabajo.
Características de los procesos de negocios:
Tienen que estar bien diseñados y coordinados
para mejorar el desempeño de la empresa.
Es una fuente de solidez competitiva que les
permite innovar y desempeñarse mejor que sus rivales.
Una desventaja es que si se basan en formas
obsoletas de trabajar pueden impedir la capacidad de respuesta con eficiencia.
Cruzan áreas funcionales distintas y requieren
de una coordinación entre los departamentos.
CÓMO MEJORA LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN LOS PROCESOS DE
NEGOCIOS
Cambio del sistema manual a la automatización de
los procesos.
Cambia el flujo de información, el cual permite
que más clientes tengan acceso a la información y la compartan
Eliminación de retardos en el tiempo de toma de
decisiones
Apoya a los sistemas de negocios innovadores.
Mejora sus procesos, es decir la vuelve más
eficiente y efectiva.
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Existen muchos tipos de sistemas
que sustentan o le dan soporte a los procesos de negocios, un sistema por sí
solo no crea mucho efecto o le provee de información necesaria a una empresa,
es por eso que se necesita de un conjunto de sistemas de información.
Entre algunos de estos sistemas
existen los siguientes:
·Sistemas para ventas y marketing
·Manufactura y producción.
·Finanzas y contabilidad
·Recursos humanos.
Los sistemas multifuncionales de
gran escala integran las actividades de los procesos de negocios y las unidades
organizacionales relacionadas.
Una empresa tiene distintos
sistemas que dan soporte a las necesidades de toma de decisiones de cada uno de
los grupos administrativos. La gerencia operacional, la gerencia de nivel medio
y la gerencia de nivel superior utilizan sistemas que dan soporte a la toma de
decisiones que deben tomar para operar la compañía.
SISTEMAS PARA DISTINTOS GRUPOS GERENCIALES.
Los niveles de administración
tienen de soporte varios sistemas, los cuales incluyen:
·Sistemas de procesamiento de transacciones
(TPS).
·Sistemas de información Gerencial (MIS).
·Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS).
·Sistemas para inteligencia de Negocios (BIS).
Sistemas
de procesamiento de transacciones
Estos sistemas llevan los
registros de actividades y transacciones elementales de la organización tales
como: ventas, recibos, depósitos en efectivo, nóminas, decisiones de créditos y
el flujo de materiales en una fábrica.
Características:
·Efectúa y registra las transacciones diarias de
rutina necesarias para realizar negocios.
·Responde a las preguntas de rutina y rastrea el
flujo de transacciones por toda la organización.
·En el nivel operativo, las tareas, recursos y
metas están predefinidos y muy bien estructurados.
·Los gerentes usan este sistema para supervisar
el estado de las operaciones internas y las relaciones de la empresa con el
medio externo.
·Si este sistema falla puede provocar la
desaparición de la empresa y de los posibles enlaces que este tenga con otras
empresas.
Sistemas de información gerencial para el soporte de decisiones
(DSS)
Aquí se hablará acerca de cómo ayudan a saber a la gerencia
de nivel medio si las cosas están marchando bien, pues estos generan ciertos
reportes en los cuales se muestra el desempeño actual de la organización y así
se puede controlar y supervisar la empresa. Mediante los SIG se obtienen de
datos básicos los informes o reportes que son generados al instante.
El siguiente gráfico representa el proceso antes mencionado
desde el ingreso de los daos hasta la presentación mediante informes.
Como sabemos los SIG
brindan a sus usuarios la información en el momento en que lo requieren para
poder solventar algunas preguntas. Por otro lado, el sistema de soporte de
decisiones brinda apoyo a la toma de decisiones esto es más específico ya que
los problemas en general son únicos y cambian con rapidez, y esta es la razón por
la cual la solución tal ves no se encuentre predefinida de antemano.
Si deseamos tomar alguna decisión en nuestra empresa como
aumentar el precio de un productor o disminuirlo este sistema nos podría ayudar
a pronosticar, este puede tomar información acerca de otras empresas como de la
misma para poder analizar todos los costos e ingresos posibles, también se
puede conocer las preferencias del cliente para saber que marketing utilizar.
Todos los DSS están basados en la inteligencia de negocios
la que se refiere a datos y herramientas de software para organizar, analizar y
proveer acceso a la información esto ayuda a sus usuarios a tomar decisiones más
documentadas. Esto lo pueden usar todos los niveles de la empresa.
Los sistemas de apoyo
ejecutivos ESS
Se enfocan a la gerencia de nivel superior
Se requiere de una ayuda más analítica y que tengan juicios de valor.
Se presentan gráficos con gran cantidad de datos de una manera muy sintetizada
se pueden desglosar hasta que el usuario encuentre la información necesaria.
SISTEMAS PARA ENLAZAR LA EMPRESA Con los sistemas antes mencionados surgen preguntas como costos, si estos sistemas tienen información integrada o no, si la información es compartida, etc y estas son validas para las empresas en la actualidad. Aplicaciones empresariales Con el crecimiento de la empresa también llega la acumulación de sistemas diferentes y en su mayoria antiguos y esto sugiere problemas en su comunicación e interaccion. Existen varias soluciones para este problema.
Acciones empresariales -Ayudan a los negocios a ser mas flexibles y producctivos, al coordinar sus procesos de negocios mas de cerca - Integran grupos de procesos
